Cara Scan Dokumen

Zaman dulu dokumen penting cukup disimpan di tumpukan kertas, kemudian dilaminating. Namun cara ini dirasa kurang efektif dan efisien, karena dokumen mudah hilang akibat terselip ataupun tercecer. Tapi sekarang penyimpanan dokumen sudah dalam bentuk virtual yaitu dengan cara scan dokumen.

Keuntungan menyimpan dokumen dengan cara ini adalah :

  • Lebih mudah dan praktis
  • Dokumen lebih tahan lama
  • Dokumen tidak kotor
  • Dokumen lebih mudah dicari
  • Dokumen tidak mudah hilang
  • Dokumen tidak akan robek karena berbentuk soft file
  • File/dokumen dapat dicetak/diprint kapanpun saat dibutuhkan

Cara Scan dengan Mesin Scanner

Pada tutorial ini saya menggunakan Printer Canon MP287, printer jenis ini sudah dilengkapi mesin scanner dengan ukuran kertas A4. Apapun jenis mesin scanner, konsep cara kerjanya sama saja.

cara scan dokumen

Tahap Pertama (Persiapan)

  • Hidupkan printer dan pastikan terhubung dengan komputer
  • Siapkan dokumen yang akan discan (maksimal ukuran a4)
  • Jika dokumen menggunakan kertas panjang (F4), lipat menjadi 2 bagian, karena yang akan terscan hanya ukuran a4 (scan 2 kali)

Tahap Kedua (Scan)

  1. Buka penutup scanner, dan letakkan dokumen di atas mesin scanner menghadap ke bawah, lalu tutup penutup scanner
  2. Tekan tombol scan
  3. Mesin scanner akan berjalan menscan dokumen

Tahap Ketiga (Cek hasil scan)

Secara otomatis, hasil scan akan tersimpan di komputer.

  1. Buka Windows Explorer (logo Windows + E)
  2. Buka Folder Pictures
  3. Cari Folder tempat penyimpanan hasil scan, untuk printer canon MP287, buka folder dengan nama “MP Navigator EX”
  4. Di bagian ini ada folder dengan nama tanggal saat scan
  5. Buka folder sesuai tanggal saat kamu scan dokumen
  6. Buka dokumen satu persatu untuk memastikan file terscan dengan sempurna. Jika tidak pas ulangi seperti tahap kedua (scan ulang)
  7. Jika dokumen sudah sesuai, rubah nama file sesuai dengan nama dokumen sebenarnya

Cara Scan Dokumen dengan Android

scan dokumen dengan android

Scan dokumen dapat juga dilakukan menggunakan smartphone android, tidak melulu dengan mesin scanner yang harganya lumayan mahal.

Berikut tahapannya :

  1. Instal aplikasi CamScanner di Google Playstore.
  2. Jika sudah terinstal, selanjutnya jalankan Camscanner
  3. Ambil gambar dokumen dengan klik ikon kamera

Ada beberapa opsi yang akan kamu temukan, yaitu single mode dan batch mode. Untuk single mode digunakan untuk mengambil hanya satu dokumen, sedangkan batch mode digunakan untuk mengambil gambar dokumen lebih dari satu secara berurutan.

Ada beberapa jenis data yang dapat diambil yaitu dokumen biasa, barcode, dan id card. Namun khusus id card hanya tersedia untuk versi premium. Dan juga opsi pengaturan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan seperti resolusi, flash, dan lainnya.

  • Langkah selanjutnya, atur rotasi dan area yang akan dipotong tepat di tepi dokumen
  • Sesuaikan warna kontras seperti Auto, Lighten, Original, Magic color, Gray mode, serta hitam putih. Pilihlah yang terbaik dan jelas
  • Setelah semua selesai, klik ikon centang

Setelah selesai editing, kamu dapat menyimpan dokumen tersebut dalam format PDF dan JPEG, atau dapat langsung dikirim via email, whatsapp, telegram ataupun media sosial.

Fitur Aplikasi Camscanner

Berikut ini beberapa fitur yang terdapat dalam aplikasi Camscanner yang perlu kamu ketahui :

  1. Camscanner dapat mendeteksi serta memotong halaman secara otomatis.
  2. Dapat menscan majalah, buku, koran, nota, dan semua dokumen yang berbentuk tulisan atau gambar.
  3. File dapat diupload dengan mudah ke penyimpanan cloud (Dropbox, Google drive).
  4. Camscanner dapat langsung melakukan Fax dan Print.
  5. Dokumen dapat diberi kata sandi (password).
  6. Menggabungkan beberapa dokumen menjadi satu dokumen.
  7. Mengatur ukuran halaman (page) seperti A3, A4, A5, dan F4.
  8. Mengirim hasil scan menggunakan Email.

Dokumen yang sudah terscan dapat dicetak (diprint) dengan 2 mode, yaitu berwarna dan print hitam putih. Gunakan salah satu atau keduanya sesuai kebutuhan.

Demikian informasi tentang cara scan dokumen. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Leave a Comment